회의를 주도하면서 리더로서 이런 고민을 해본 적이 있으신가요?

‘왜 팀원들이 회의에서 적극적으로 참여하지 않을까?’

‘어떻게 하면 모든 팀원의 의견을 끌어내어 더 나은 결정을 할 수 있을까?’

‘사실은 모두의 의견을 듣고 싶었는데, 왜 자꾸 내가 정답을 정해놓고 진행하게 되는 걸까?’

팀원들의 다양한 의견을 반영하면서도 효율적인 결정을 내려야 하는 압박감, 그리고 소극적인 팀원들의 참여를 이끌어내는 것에 대한 어려움은 리더들이 직면하고 있는 현실적인 고민입니다. 이러한 상황에서 참여적 의사결정은 조직의 성과를 높이는 중요한 방법 중 하나로 자리 잡고 있습니다. 이 글에서는 참여적 의사결정이 중요한 이유와 회의를 잘 진행하기 위한 FOCUS 모델 활용법을 알려드립니다.

 

참여적 의사결정이 중요한 이유는 무엇일까요?

 

참여적 의사결정은 상사와 팀원이 권한을 나누어 가지는 형태의 의사결정 과정으로, 팀의 심리적 안전감을 높이는 데 중요한 역할을 합니다. 심리적 안전감이란 팀원들이 실수를 두려워하지 않고 아이디어를 자유롭게 공유할 수 있는 환경을 의미합니다. 참여적 의사결정이 잘 이루어질 때 팀원들은 더 개방적이고 창의적으로 의견을 나누며, 팀의 성과가 자연스럽게 높아진다는 연구결과가 이를 뒷받침합니다. 이러한 과정에서 팀원들에게 책임을 부여하고, 그들의 아이디어를 수렴하는 것도 중요한 부분이며,  팀원들이 자신들이 중요한 역할을 한다고 느끼게 되면, 팀원들은 새로운 아이디어를 자유롭게 제안하고 문제 해결에 더 적극적으로 나서게 됩니다.

 

참여적 의사결정의 핵심, 리더의 퍼실리테이션 스킬

 

그래서 참여적 의사결정의 성공적인 진행을 위해서 리더의 퍼실리테이션 스킬은 필수적입니다. 많은 연구에서 심리적 안전감이 높은 팀에서는 창의성이 크게 증진된다고 하는데요.  이것은 팀원들이 자유롭게 의견을 교환하고 새로운 아이디어를 제안할 수 있기 때문입니다. 이러한 환경은 팀의 혁신 역량을 높이고, 궁극적으로 조직의 성과를 극대화하는 데 기여합니다. 따라서 리더는 팀원들이 의사결정에 참여할 수 있는 기회를 제공하고, 퍼실리테이션 스킬을 통해 이러한 과정을 효과적으로 이끌어야 합니다.

퍼실리테이터는 팀원들이 안전하게 의견을 공유할 수 있는 환경을 조성하고, 다양한 목소리를 균형 있게 반영하며, 모든 구성원이 적극적으로 참여하도록 유도하는 역할을 합니다.

리더가 의사결정 과정에서 퍼실리테이터로서 퍼실리테이션 스킬을 활용하면 팀원들이 심리적 안전감을 느끼고 자유롭게 의견을 나눌 수 있게 됩니다.  팀원들이 자신의 생각을 솔직하게 표현하고, 실수에 대한 두려움 없이 아이디어를 제안할 수 있게 된다면 더 나은 의사결정으로 이어질 수 있습니다.  리더는 퍼실리테이터로서 브레인스토밍 세션을 효과적으로 운영하고, 열린 질문을 통해 팀원들이 더 깊은 사고를 할 수 있도록 유도하고, 포스트잇을 활용해 다양한 아이디어를 시각적으로 정리하는 등 구체적인 도구와 기법을 사용하는 것을 시도해볼 수 있습니다.

 

참여적 의사결정에 도움이 되는 FOCUS 모델로 회의 진행하는 방법

 

FOCUS 모델은 참여적 의사결정을 위한 체계적인 회의 진행 방법입니다 정확한 의사결정을 위해서는 어떤 문제를 가지고 있는지 현재의 상황을 정확하게 파악하는 것부터 시작합니다.  팀원들이 알고 있는 모든 정보를 공유하고, 우려 사항을 고려하여 데이터에 기반한 의사결정을 할 수 있도록  리더는 퍼실리테이션 스킬을 발휘하여 의사결정 회의를 진행하는 것이 필요합니다.  아래의 5가지 핵심 질문을 활용하여 구조화된 회의를 진행해보세요!

1. Fact  “현재 상황에 대한 사실은 무엇인가요?”  – 주제와 관련한 모든 정보를 공유하고, 현황을 정확히 파악합니다

2. Option  “어떤 대안이 고려되고 있나요?” – 가능한 옵션들을 검토합니다.

3. Concern  “그것을 진행하는 데 우려되는 것은 무엇인가요?” – 옵션의 리스크와 한계를 분석합니다.

4. Underlying criteria “의사결정의 기준은 무엇인가요?” – 선택의 기준을 설정하여 합의 기준을 마련합니다.

5. Steps : “다음 단계는 무엇을 해야 하나요? – 다음 단계에 대한 실행계획을 수립합니다. 

구조화된 FOCUS모델을 적용하여 회의를 진행하면 데이터 기반의 신뢰할 수 있는 의사결정을 도출할 수 있습니다.

 

참여적 리더십으로 소통하는 회의 문화 만들기

 

회의에서 팀원들에게 발언 기회를 균등하게 제공하여 적극적으로 참여할 수 있는 환경을 제공하고,  의사결정 과정에서 팀원들을 합의 과정에 참여시키는 참여적 리더십을 발휘하는 것이 효과적입니다.  그리고 회의 후에는 회의 방식과 의사결정 과정에 대한 피드백을 통해 지속적으로 개선해나가는 것이 필요합니다. 결국, 참여적 의사결정, 심리적안전감, 참여적 리더십은 서로 긴밀히 연결되어 있어 팀의 성과와 창의성을 높이는 시너지 효과를 만들어낼 수 있습니다.  FOCUS 모델은 이를 실현할 수 있는 강력한 도구입니다.

리더로서 작은 변화부터 시작해보세요. 오늘 회의에서 “지금 우려되는 점은 무엇인가요?“라는 질문을 던지는 것만으로도 회의 분위기는 달라질 수 있습니다. 이 작은 변화가 팀의 협업 문화와 의사결정 과정을 혁신할 첫걸음이 되길 응원합니다.